DimeTime helpt coaches, trainers en begeleiders op twee manieren

Inhoudelijk en communicatief

Met onze tool kan je activiteiten registreren, e-mails verzenden naar groepsleden, bijhouden wat er gedaan en besproken is. Kortom een logboek bijhouden voor cliëntcontacten en groepsbijeenkomsten. Dit alles in een goed beveiligde online omgeving, waarbij notities versleuteld in de database worden opgeslagen zodat jij alleen ze kan inzien.

Financieel en administratief

Activiteiten die je met of voor je cliënten uitvoert, moeten meestal gefactureerd worden.
Vaak hebben deze activiteiten een directe relatie met wat er op de factuur moet komen. Met DimeTime® voor coaches en trainers zijn de geregistreerde activiteiten op een handige manier direct beschikbaar voor de factuur.

Bekijk ons aanbod

Functionaliteiten in DimeTime

Cliëntbeheer
Cliënten staan centraal in het systeem, alle functionaliteiten zijn erop gericht om jou te helpen jouw praktijk zo gemakkelijk mogelijk te beheren.

Cliëntbeheer omvat de volgende onderdelen:
- Toevoegen, verwijderen en deactiveren van cliënten
- Beheer van cliëntgegevens zoals NAW en optioneel bedrijfsgegevens (voor bijv. de facturatie)
- Overzicht en aanmaken van facturen, sessies, contactmomenten en contracten
Contract management
Contracten zijn de basis voor snelle en eenvoudige facturatie, de activiteiten die je voor een cliënt uitvoert, vallen onder een contract. In een contract zitten de regels voor facturatie.

Voorbeeld: een cliënt heeft een maandelijks abonnement voor de wekelijkse bijeenkomsten van een meditatiepraktijk, het systeem houdt bij welke maanden al gefactureerd zijn, en bij het opstellen van een factuur worden de te factureren maanden voorgesteld als factuurregels op de factuur.

Contractmanagement bevat de volgende functies:
- Toevoegen en verwijderen van contracten
- Beheer van contracttypen en contractmodellen
- Abonnement beheer
Registratie van coaching gesprekken
Door het vastleggen van coaching gesprekken wordt een dossier van de cliënt opgebouwd, dit kan de kwaliteit van de coaching verhogen, bijv. doordat belangrijke details uit de sessies niet verloren gaan. De sessies zijn tevens direct beschikbaar in de facturatie. Het systeem houdt bij welke sessies al gefactureerd zijn.

Functies:
- Toevoegen en verwijderen van sessies
- Beveiligd opslaan
- E-mails versturen
Facturatie
Facturatie vormt een centraal onderdeel van het systeem. Facturen worden aangemaakt op basis van coaching sessies, eenmalige en meerdaagse trainingen en bijeenkomsten en/of abonnementen.

Je kan kiezen uit verschillende factuursjablonen en in alle sjablonen komt natuurlijk je eigen logo.

Functies:
- Aanmaken van facturen
- Ad hoc factuurregels
- Pdf generatie en e-mailen van facturen
- Overzichten
- Betalingsregistratie en herinneringen
Groepen, trainingen en cursussen
Beheer van deelname aan groepen, trainingen en cursussen
- Beheer en aanmaken van groepen
- Deelname registratie
- Deelnemer communicatie
- Dynamische groepen
- Deelnamelijsten